EXPRIS führt beim Amt für Finanzdienstleistungen die Vertriebs- und Fakturaprozesse erfolgreich zurück zum SAP Standard

Mit der Migration zu SAP S/4 HANA wurden die Vertriebs- und Fakturaprozesse innert 9 Monaten optimiert und in den SAP Standard zurückgeführt.

Ausgangssituation

Im Jahr 1996 wurde beim Kanton St. Gallen SAP R/3 eingeführt. Über die Jahre wurden kunden-individuell unzählige Programme und Funktionen dazu programmiert und man entfernte sich somit länger je mehr vom SAP Standard. Die Vertriebs- und Fakturaprozesse befanden sich nicht mehr im SAP Standard. Dies führte unter anderem dazu, dass neue Prozessanforderungen schwierig umzusetzen waren und grösseren Implementierungsaufwand mit sich brachte.

Insgesamt waren über 20 Formulare für Kundenfakturen, Quittungen und Mahnungen im Einsatz. Diese Vielfalt an Formularen erwies sich als unübersichtlich, sehr komplex und wartungsintensiv.

Mit der Migration zu SAP S/4 HANA sollte der SAP Standard möglichst wiederhergestellt werden, die Prozesse optimiert und vereinfacht werden. Ein Hauptziel war möglichst viele Individualprogrammierungen durch SAP-Standardfunktion abzulösen und, nur wo zwingend notwendig, kundenindividuell und nach neusten Programmierstandards zu erweitern.

Lösung

Bestehende Individualprogrammierungen wurden deaktiviert und durch Standardfunktionalitäten abgelöst. Die Prozesse von der Kundenauftragserfassung bis zur Fakturierung wurden im SAP Standard umgesetzt und marginal an individuelle Kundenbedürfnisse angepasst. Die Programmierung wurde nach neuesten Entwicklungsstandards durchgeführt.

Des Weiteren wurden die Prozesse, Funktionen, Formulare und kundenindividuelle Entwicklungen für dutzende Verkaufsorganisationen harmonisiert und abgestimmt.

Diverse Schnittstellenprogramme, welche Kundenaufträge und Kundenstammdaten anlegen, wurden für S/4 HANA modernisiert und optimiert.

Die existierenden 20 Formulare konnten auf 3 Formulare konsolidiert werden unter der Berücksichtigung des Corporate Identity des Kantons St. Gallen. Die Formulare wurden mit Adobe Forms umgesetzt.

Mit den bestehenden Systemeinstellungen und Prozesseinstellungen ist eine solide Basis geschaffen worden, um künftige Prozess- und Anwenderanforderungen umsetzen zu können, wie zum Beispiel die Einführung von E-Bill Prozessen.

Die EXPRIS AG legte auch grossen Wert darauf, dass die Mitarbeitenden des Amts für Finanzdienstleistungen möglichst unabhängig eines Beratungspartners die Prozesse überwachen und steuern können.

Eckdaten

Projektdauer:                                                    9 Monate

Anzahl aktive Verkaufsorganisationen:       84

Anzahl aktive Buchungskreise:                    123

Schlusswort

Dank einer intensiven und konstruktiven Zusammenarbeit haben wir gemeinsam das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abschliessen können. Das Projekt konnte dank dem Einsatz aller Projektbeteiligen erfolgreich durchgeführt werden und ist ohne nennenswerte Probleme und Unannehmlichkeiten gestartet.

Wir danken allen Projektbeteiligten für die grossartige Arbeit.